[일본] 비즈니스 에티켓 2편. 준비와 명함
비즈니스 에티켓 : 일본 2편, 준비와 명함
일본 파견이나 출장을 앞두고 있다면 일본의 비즈니스 에티켓을 확인해 보세요
존중과 격식의 소통
들어가기 전에
아시아의 대표적인 국가, 일본. 신뢰와 장기적인 거래를 중시하는 일본 비즈니스에서 어떻게 해야 할지 알아봐요. 일본 비즈니스의 성공에서 에티켓은 ‘거래의 기술’ 중 하나예요. 일본인과 소통할 때 주의할 부분, 준비할 것, 접근하는 방법을 알아봐요. 소프트랜더스에서 정리한 일본 비즈니스 매너예요.
2편에서는 미팅 준비와 명함 교환에 대해 알아봐요.
아직 ‘일본 에티켓 1편, 인사’를 보지 않았다면 먼저 확인해 보세요.
[일본] 비즈니스 에티켓 1편, 인사
일본 파견, 출장을 앞두고 있다면 소프트랜더스에서 정리한 일본 비즈니스 에티켓을 확인해 보세요
대화의 첫 걸음, 마음
협력과 이해의 마음
일본의 비즈니스와 조직문화는 대부분 협력과 공동체에 맞춰져 있어요. ONE for ALL, ALL for ONE이라는 말이 잘 어울린다고 할 수 있어요. 전체는 개인을 위해, 개인은 전체를 위해 존재한다는 뜻이에요. 혼자 돌출되지 않고 전체를 위해 동일하게 나아가는 일본의 조직문화는 회사에서 다음과 같은 모습을 그려요.
회사 내 부서 간 협업 때는 잦은 회의로 의견을 취합하고 맞춰 가요. 한 부서만 돌출된 행동을 하지 않아요. 회의나 의견 교환 때는 상대의 의견을 존중하면서 자신의 의견을 말해요. 결코 상대방의 의견을 묵살해서는 안 돼요.
거래처나 관련 회사 간 의견이 다르면 조정을 계속하며 합의점을 찾아요. 문제가 생겼을 때는 신속한 판단보다 확실한 토의와 협의로 해결해요.
대화할 때도 마찬가지예요. 항상 조직의 방향성과 함께하고 타인을 위하는 마음을 생각하며 말하는 것이 좋아요. 진심을 담지 못하더라도 머릿속에서 ‘저 사람이 어떻게 생각하고 있을까?’를 되뇌며 말을 꺼내 보세요. 최소한 드러나는 말이 좀 더 상대방을 고려한 말로 나와요.
만나기 전에
확고한 비즈니스 에티켓이 있는 일본은 만남을 위한 약속을 잡는 과정부터 주의해야 해요. 사전에 약속을 잡고 참석자 명단을 미리 전달하는 등 여러 노력이 필요해요.
대면 미팅시 2주 전에
면담 약속은 넉넉하게 2주 전에 잡는 것이 좋아요. 시일이 촉박한 상태로 약속을 잡으면 상대방을 배려하지 않는다는 인식을 주기 때문이에요. 한번 정해진 약속 일정은 변경하지 않는 것이 좋아요.
미팅 전 사전 정보 공유
약속을 잡았다면 방문 목적과 방문 인원, 직책 등을 미리 전달해야 해요. 상대방에게 누가 올 것이고 어떤 내용을 다뤄야 하는지 알려 주세요. 그래야 실제 미팅 때 더 필요한 대화를 이끌어 나갈 수 있어요.
약속시간은 보다 철저히
어느 나라든 같지만 일본은 시간 약속에 훨씬 엄격해요. 약속 시간보다 5~10분 전에 도착하는 것이 좋아요. 너무 이른 시간에 도착하는 것도 삼가야 해요. 설령 교통사고 등 예기치 못한 일이 생기더라도 이를 이해하면서도 언짢게 생각해요. 그래서 약속 시간에 결코 늦지 않도록 잘 준비해야 해요.
명함과 비즈니스
명함 교환(名刺交換; 메시코칸)
일본에서 명함 교환은 한국보다 의미가 깊어요. 메시코칸(名刺交換)이라는 표현이 비즈니스와 관련해 자주 들려요. 그만큼 형식적인 행위가 아니라 첫인상을 좌우하는 중요한 절차로 보아야 해요. 외국인으로 거래를 위해 일본에 방문한다면 꼭 일본어로 된 명함을 준비해야 해요.
일본 명함 만들기
일본에서 회사를 다니지 않고 거래를 위해 명함을 만든다면 일본 명함에 맞는 정보로 만들어야 해요.
- 불필요한 디자인 없이 깔끔한 디자인이 좋아요.
- 이름, 회사, 직책이 잘 읽히는지 확인해요. 특히 일본에서는 직책을 호칭으로 쓰는 경우가 많아요. 명함을 교환하면서 서로의 지위를 확인하기 때문에 일본에서 잘 전달되는 직책을 쓰는 것이 중요해요.
- 한쪽 면에 영어, 한쪽 면에 일본어로 된 양면 명함은 신뢰를 높일 수 있어요. 일본 회사를 중요한 거래 상대로 생각한다는 인상을 주기 때문이에요.
- 일본은 청결함을 비즈니스 현장의 마음가짐으로 강조하는 문화예요. 그래서 지저분하거나 구겨진 명함은 금물이에요. 명함이 없는 것보다 오히려 마이너스일 수 있으니 주의해야 해요.
명함 건네는 방법
일본 비즈니스 에티켓 1편을 보고 왔다면 에샤쿠(會釋)와 케이레이(敬禮)를 알 거예요. 명함을 건넬 때는 상황에 따라 허리를 약 15°~30° 굽혀 정중하게 인사하며 건네야 해요. 기본적으로는 에샤쿠처럼 허리를 15°로 굽힌 상태에서 건네는 것이 보편적이에요. 30° 가까이 허리를 숙여 건네는 경우는 중요한 윗사람일 때예요.
(명함 건네는 방법 출처 : https://we-xpats.com)
동시에 명함의 모서리를 양손으로 잡고 건네요. 명함의 정보가 가려지지 않아야 해요.
명함의 내용을 받는 사람이 바로 읽을 수 있는 방향으로 건네요. 일본어가 적힌 면이 위로 오도록 해요.
명함을 건네기 직전이나 건네면서 자신의 회사와 이름을 간단히 말하는 것이 좋아요. 대체로 “처음뵙겠습니다. [회사명]의 [성명] 입니다, 잘부탁드립니다.” 정도면 충분해요. 일본어를 못하더라도 이 정도 한마디는 준비해 가는 것을 추천해요.
명함을 ‘잘’ 받는 방법
명함을 받는 때도 중요해요. 명함을 건네는 사람이 인사할 때 함께 허리를 숙여 정중히 인사하며 양손으로 명함을 받아요.
잠시 시간을 들여 명함을 읽고 적힌 내용을 파악해요. 이때 감사의 뜻으로 명함의 단어, 글자체, 디자인 등 명함에 대한 칭찬을 하는 것이 좋아요. (가령 ‘깔끔하고 멋진 명함이군요!’와 같은 간단한 한마디도 있어요) 이름까지 확인한 후 감사 인사를 해요.
명함을 모두 받은 뒤에는 테이블 위에 가지런히 올려 둬요. 이때 자리 배치에 따라(직책 순으로) 명함을 올려 두는 것이 좋아요.
회의 자리가 아니라면 시간을 두고 명함을 확인하며 상대방에게 ‘주신 명함을 감사히 받았습니다’라는 인식을 새겨 주고 조심스럽게 명함지갑에 넣어 둬요.
명함을 받았는데 상대방의 이름을 어떻게 읽어야 할지 모른다면 어물쩡 넘어가지 마세요. 그 자리에서 정중하고 조심스럽게 이름을 물어봐야 해요. ‘멋진 명함에 멋진 이름이네요, 실례지만 이름을 어떻게 읽어야 할지 알려주실 수 있을까요?’와 같이 물어보면 돼요.
명함 교환 때 하지 말아야 할 것
절대 명함에 메모를 하면 안 돼요. 이는 무례한 행동이에요. 훼손된 명함을 주고받으면 안 돼요. 훼손되지 않은 명함은 살짝의 구김이나 손상, 잉크 번짐, 까임 등이 없는 ‘말끔한’ 명함을 의미해요.
대화 중에 교환한 명함을 손으로 만지작거리면 안 돼요. 명함을 받자마자 주머니나 지갑에 넣어서도 안 돼요.
앉은 상태에서 명함을 주고받거나 교환한 명함을 두고 가는 행위도 해서는 안 돼요.
명함지갑을 준비하세요
일본에서 명함을 바로 주머니나 지갑에 넣는 것은 무례한 행동이에요. 명함은 명함지갑에 넣는 것이 좋고, 보기에 깔끔하고 멋진 명함지갑, 홀더를 이용하는 것이 좋아요.
이를 보여 주듯 일본에서는 성인의 날, 취업 선물로 명함지갑을 선물하곤 해요.
비즈니스 에티켓 일본편 두 번째는 일본 비즈니스의 첫걸음이자 첫인상을 좌우하는
명함 교환에 대해 알아봤어요.
세 번째 편에서는 복장, 행동, 선물과 같은 전체적인 비즈니스 에티켓을 다뤄요.
해외 파견을 위한 One-Stop 리로케이션 플랫폼, 소프트랜더스
해외 파견이나 이동을 앞두고 있다면
필요한 서비스를 비교 견적받고 효율적으로 해외 이동을 준비해 보세요