[일본] 비즈니스 에티켓 3편. 매너와 행동

비즈니스 에티켓 : 일본 3편, 매너와 행동

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존중과 격식의 소통

들어가기 전에

아시아의 대표적인 국가, 일본. 신뢰와 장기적인 거래를 중시하는 일본 비즈니스에서 어떻게 해야 할지 알아봐요. 일본 비즈니스의 성공에서 에티켓은 ‘거래의 기술’ 중 하나예요. 일본인과 소통할 때 주의할 부분, 준비할 것, 접근하는 방법을 알아봐요. 소프트랜더스에서 정리한 일본 비즈니스 매너예요.
3편에서는 세부적인 매너와 행동에 대해서 알아봐요.

아직 ‘일본 에티켓 2편, 준비와 명함’을 보지 않았다면 먼저 확인해 보세요.

[일본] 비즈니스 에티켓 2편, 명함

일본 파견, 출장을 앞두고 있다면 소프트랜더스에서 정리한 일본 비즈니스 에티켓을 확인해 보세요

겉모습의 중요성

맨 인 블랙, 비즈니스 복장

Man in Black은 유명한 영화의 제목이에요. 동시에 일본의 비즈니스맨을 대표하는 단어로도 볼 수 있어요. 여느 나라와 동일하게 일본의 비즈니스 복장도 정장이 원칙이에요. 단 일본은 색상도 검은색 정장에 흰색 셔츠 조합이 대다수예요.

일본 사무구역에서 쉽게 볼 수 있는 모습이에요
(사진에서 스타킹을 착용하지 않은 여성은 NG로 볼 수 있어요)

여성은 장신구(귀걸이, 목걸이, 반지 등)를 거의 착용하지 않아요. 하이힐도 삼가는 것이 좋아요. 남성은 넥타이를 반드시 착용하는 것이 좋아요. 더운 여름날이라 해도 꼭 정장 재킷을 들고 다니는 것이 좋아요.

물론 2023년을 기준으로는 이러한 경향이 많이 바뀐 것이 사실이에요. 2000년대 초 일본 정부의 Cool Biz 운동과 함께 반팔 와이셔츠와 노타이가 점점 늘었어요. 자신의 이미지에 맞는 색상이 가미된 정장을 입는 젊은 비즈니스 맨이 늘고 있어요. 그래서 비즈니스 캐주얼 복장도 늘고 있어요. (일본의 비즈니스 캐주얼 복장은 한국의 비즈니스 캐주얼과는 또 달라요)

그럼에도 여전히 상당수 기업들의 복장규정을 살펴보면 세세하고 보수적으로 적혀 있어요. ‘정장, 넥타이착용, 검정또는 갈색의 가죽 벨트, 끈이 달린 구두 등’이에요. 많은 회사들의 복장규정은 ‘튀지않고 깔끔한 비즈니스 맨’을 요구해요.

따라서 ‘비즈니스’를 위해 일본을 방문하거나 파견을 가게 되었다면 검은색 정장을 입어야 해요. 여전히 사회 전반에서 보수적이고 폐쇄적인 성향이 강한 일본에서는 ‘방문자’의 복장에 대한 인식이 훨씬 보수적이에요.

장기적으로 일을 하게 되는 파견이나 취업이라면 상황과 조직 분위기에 맞춰 복장을 갖출 수 있어요. 하지만 미팅이나 영업을 위한 자리라면 꼭 검은색 정장을 갖춰 입는 것이 좋아요.

복장의 기준 ‘청결’

이러한 복장과 겉모습의 기준은 ‘청결’에 중점이 있어요. 옷이나 화장이 지나치게 화려하지 않은지, 옷에 주름이 져 있거나 때가 묻어 있지 않은지 봐요. 머리는 깔끔한지, 손톱이 길거나 지저분하지 않은지, 땀냄새가 나지 않는지도 봐요. 비즈니스에서 ‘청결’은 겉모습을 판단하는 중요한 기준이에요.

모두가 기본적인 내용이지만 일본에서는 개인위생에 좀 더 엄격하고 청결한 모습을 유지해야 해요. 많이 간과하는 요소가 있어요. 목이 닿는 칼라 부분에 때가 타 살짝이라도 누렇게 변색된 와이셔츠가 있어요. 손목 부분이 헤지거나 변색된 와이셔츠도 대표적인 사례예요. (전날 입은 옷은 바로 세탁하고 새 옷을 입는 것을 추천해요.)

또한 보편적으로 선호되는 향수라도 향이 강하게 날 정도로 뿌리지 않아야 해요. 탈취제도 무향 제품을 사용하는 것을 추천해요.

매너 있는 행동과 말

출퇴근 인사법

“おはようございます(오하요고자이마스)” 일본의 아침 인삿말로 익히 알려진 말이에요. 대부분 아침에 출근하니 출근할 때 인사로 ‘오하요고자이마스’를 사용해요.

단 출근을 낮에 해도 밤에 해도 출근할 때 인삿말은 ‘오하요고자이마스’로 해야 해요. 일본은 출근을 ‘회사에서 하루의 시작’으로 인식하기 때문이에요. 그래서 출근 인삿말은 실제 시간과 관계없이 “오하요고자이마스(좋은아침입니다)”예요. 쉽게 생각하면 출근할 때만큼은 ‘오하요고자이마스’가 한국어 ‘안녕하십니까’와 같다고 생각하면 돼요.

“お先に失礼します(오사키니시츠레시마스)”: 먼저 들어가 보겠다는 뜻이에요
먼저 퇴근할 때 주로 사용하는 인사예요.

“お疲れ様です(오츠카레사마데스)”: 수고하셨다는 뜻이에요
먼저 퇴근하는 사람의 인사에 답례할 때는 이렇게 하면 돼요.

매뉴얼화 된 전화 통화

일본의 전화예절은 한국보다 좀 더 격식을 갖춰야 해요. 매뉴얼처럼 고정되어 있는 부분이 많아요. 전화를 거는 시간대도 업무시간 내 아무 때나 거는 것이 아니에요. 상대방에게 폐를 끼치는 시간대(바쁜 시간대)와 점심시간대를 피해야 해요.

전화를 걸 때는 ‘(いつも)お世話になっております。((이츠모)오세와니 낫테오리마스)[늘 감사드립니다]’라는 인사로 시작해요. 매뉴얼처럼 고정된 멘트예요. 이어서 ‘회사명’, ‘자기 이름’, ‘전화 건 이유’를 알기 쉽게 설명해요.

반대로 전화를 받을 때는 전화벨이 세 번 울리기 전에 받아요. 일상적으로 사용하는 ‘もしもし(모시모시)’ 대신 ‘[회사 이름]です。 ([회사 이름]데스.)’와 함께 소속과 이름을 말해요. 상대방이 말하는 내용을 잘 듣고, 찾는 사람이 부재중이면 ‘오리카에시’를 물어봐요. 즉 이쪽에서 다시 전화를 걸 필요가 있는지 물어봐요. 

오리카에시가 필요한 경우 외에도 비즈니스 전화에서는 기본적으로 전화 온 시간과 건 사람의 정보를 메모해 두세요. 전화에 대한 내용은 당사자에게 바로 전달해요.

정형화 된 이메일 폼

일본에서 비즈니스 메일은 전화, 대화보다 지켜야 할 약속과 형식이 추가되는 경우가 많아 훨씬 까다로워요. 기본적인 순서는 다음과 같아요.

  1. 제목
  2. 상대방 회사명 및 담당자 성명 및 직책
  3. 회사명, 부서, 직책, 이름 순의 간단한 본인 소개 및 인사
  4. 본문
  5. 끝맺음 말 및 인사

1. 제목

제목(件名; けんめい켄메)은 용건이 잘 드러나는 간결한 제목을 작성하면 돼요. 뒤에 자신의 회사명과 이름을 덧붙이는 것도 좋아요.

2. 머리글, 수신인

메일의 첫 머리에 수신인 정보를 적어요. 상대방의 사명, 부서명, 직위, 성명을 먼저 적어요. 예시는 아래와 같아요.

OO주식회사 AA부 직책 성명 님

OO株式会社 AA部 部長 姓名 様

사내 메일이라면 상황에 따라 ‘성씨+직책(박 부장)’, ‘성씨+様 (박 님)’과 같은 경칭을 사용할 수 있어요. 복수의 수신인에 대한 경칭은 ‘부서명+各位’를 주로 사용해요. 담당자를 모르는 경우 ‘회사명, 부서명+ご担当者様’을 사용해요.

담당자를 지정하지 않고 회사나 부서 전체에 보내는 메일은 ‘회사명, 부서명+御中’이라는 표현을 사용해요. 참조가 있으면 빠뜨리지 않고 같이 적어야 해요. 회사명은 풀네임으로 적고, 주식회사 등의 표기가 앞뒤 중 어디인지 잘 확인해 틀리지 않아야 해요.

様(님)의 중요성

이름 뒤에 様를 붙이는 것은 중요해요. 상대방이 외부회사 사람이라면 무조건 이름 뒤에 様를 붙여야 해요. 이름 없이 회사명만 적는 경우에도 뒤에 様를 붙여요. 단, 상품이나 서비스에는 붙이지 않아요.

일본에서 친근한 비즈니스 메일은 존재하지 않아요. 직전에 전화로 편하게 이야기한 상대라도 메일로 보낼 때는 정중하고 격식에 맞는 메일을 보내야 해요.

3. 첫인사말

“いつもお世話になっております。” (이츠모 오세와니 낫테오리마스)

“늘 신세지고 있습니다.”라는 의미의 첫인사말이에요. 기존 거래처에 보내는 메일에서는 “안녕하세요”와 같은 정도로 일반적인 인사말이에요.

“お疲れ様です” (오츠카레사마데스)

“수고하십니다.”라는 의미의 인사말로, 사내 메일에서 사용해요.

“初めてご連絡いたします。”(하지메테 고렌라쿠이타시마스)

“처음 연락드립니다.”라는 의미로 처음 메일을 보낼 경우 위와 같은 표현을 많이 사용해요.

첫 인사말을 적었다면 자신이 누구인지 밝혀야 해요. 인사말에 이어 적어요.

“OO社AA課のNAMEと申します。” (OO샤AA카노NAME토 모오시마스)

“OO사AA과의 ~~라고 합니다.”라는 의미로, 처음 메일을 보낼 때 사용해요.

“OO社AA課のNAMEです。” (OO샤AA카노NAME데스)

“OO사AA과의 ~~입니다.”라는 의미로, 서로 알고 있는 관계나 기존에 연락을 주고받던 관계일 때 사용해요.

“～件でメールいたしました。” (~켄데 메루이타시마시타)

“~건으로 메일 드렸습니다.”라는 의미로, 인사말의 마지막에 제목에 적은 용건을 다시 한번 짚어 주면 돼요.

이렇게 인삿말이 완성돼요.

서로 알고있는 관계, 기존에 메일을 주고받던 관계 등

いつもお世話になっております。OO社AA課のNAMEです。～件でメールいたしました。

처음 연락하는 경우

初めてご連絡いたします。OO社AA課のNAMEと申します。～件でメールいたしました。

4.끝인사

첫인삿말 이후 본문까지 잘 적었다면 끝인삿말로 메일을 마무리해야 해요. 보편적으로 사용되는 멘트는

どうぞよろしくお願いいたします。(도조 요로시쿠오네가이이타시마스.)로,
“잘 부탁드리겠습니다”라는 의미예요.

무언가를 설명하는 메일이라면 ご不明な点がございましたら、お気軽にお尋ねください(잘 모르시는 점이 있으시면 부담없이 물어보세요)를 덧붙이는 것도 좋아요.

5.서명

일본 비즈니스 에티켓 2편을 보고 왔다면 일본인이 명함에 얼마나 진심인지 알 거예요. 일본 비즈니스 메일에서 서명은 명함과 같은 의미를 지녀요. 따라서 미리 잘 구성된 템플릿을 만들어 두는 것이 좋아요. 우편번호, 주소, 회사전화, 휴대전화, 메일주소 등의 내용이 들어가면 좋아요. (일본은 지류우편을 많이 사용하므로 우편번호를 꼭 적어요)

이 외에도 상황에 따라 정형화된 표현이 더 있어요. 회사별로 사용하는 표현이 있을 수 있으니 일본에서 근무 중이라면 이를 파악해 두는 것이 좋아요.

일상과는 다른 표현

단어에도 차이가 있어요. 비즈니스 언어는 통상 사용되는 단어(발음)와 다르게 사용하곤 해요. 한국에서는 모두 한 가지 단어로 쓰이지만 일본에서는 서로 달라요. 대표적 표현 몇 가지를 알려 드려요.

일상표현비즈니스 표현의미
今日 [きょう; 쿄]本日 [ほんじつ; 혼지쯔]오늘
昨日 [きのう; 키노]昨日 [さくじつ; 사쿠지쯔]어제
今年 [ことし; 코토시]本年 [ほんねん; 혼넨]올해
去年 [きょねん; 쿄넨]昨年 [さくねん; 사쿠넨]작년
この間 [このあいだ; 코노아이다]先日 [せんじつ; 센지쯔]요전에
その日 [そのひ; 소노히]当日 [とうじつ; 토지쯔]그날
今 [いま; 이마]ただいま [타다이마]지금
後で [あとで; 아토데]後ほど [노치호도]나중에
今度 [こんど; 콘도]この度 [このたび; 코노타비]이번에
さっき [삿키]先ほど [さきほど; 사키호도]방금,
조금전에
すぐ (스구)早速 [さっそく; 삿소쿠]곧
どっち (돗치)どちら [도찌라]어느 쪽
誰 (だれ; 다레)どなた [도나타]누구
どう (도)いかが [이카가]어떠한
すみません・ごめんなさい(스미마셍・고멘나사이)　申し訳ございません・恐れ入ります[모우시와케고자이마셍・오소레이리마스]죄송합니다・송구합니다

좋은 선물 보내는 법

일본인에게 선물을 주고받는 것은 보편적인 문화예요. お中元(오츄우겐), お歳暮(오세이보)와 같이 거래처 간 선물을 교환하는 문화도 있어요. 선물 자체의 가치보다 선물을 주고받는 행동에 가치가 더 높아요. 행동의 가치를 판가름하는 중요한 요소로는 ‘세심함’을 꼽을 수 있어요.

선물을 받는 사람에게 가장 필요한 것이 무엇인지 생각해야 해요. 어떤 가치를 중요하게 생각하는지에 따라 선물을 신중하게 골라야 해요. 상대방이 어떤 사람인지, 무엇을 중요하게 생각하는지 세심하게 고민해요. 어떤 선물이 도움이 될지 고민한 선물은 물질적 가치보다 훨씬 중요한 가치를 담아요.

대표적인 예로 외교관계에서 역대 일본 총리들이 선물한 물건들을 보면 이러한 점이 잘 드러나요. 일본의 전통 나각(소라고둥), 야구선수의 사인볼, 낚싯대와 카메라 등이에요. 전통적이고 일본적인 선물로 국가 정체성을 부각하기보다 상대방이 좋아할 물건을 주는 것을 더 중요하게 여겨요.

선물을 주고받는 상황을 판단할 때 중요한 개념은 ‘답례’예요. 받은 것이 있는데 ‘답례’하지 않는 것은 폐를 끼치는 행위라고 생각해요. 일본에서는 사소한 선물이라도 꼭 답례를 잊지 말아야 해요. 이는 물질적인 선물뿐만 아니라 한두 줄의 감사 인사도 ‘답례’의 대상이 돼요.

실제 선물을 주고받을 때 피해야 하는 요소가 있어요. 흰색으로 포장하지 않아야 하고 국화 선물은 피해야 해요. 이 두 가지는 죽음을 의미하기 때문에 금기시되어 있어요. 빗을 선물하는 것도 죽음과 관련이 있어서 보내지 말아야 해요.

병문안에서 화분은 절대 선물하지 않아요. 병원에 오랜 기간 입원하라는 의미로 받아들여질 수 있기 때문이에요.

손수건, 칼 등은 관계의 끝인 ‘절연’을 의미할 수 있기 때문에 삼가야 해요. 흰색 손수건을 흰색 포장지에 싸서 선물하면 심한 욕과 다름이 없으니 주의해야 해요.

숫자로는 대부분의 동아시아권 국가와 같이 4를 연상시키는 선물 개수나 표현을 하지 말아야 해요. 죽음을 의미하기 때문이에요. 9도 삼가야 하는 수예요. 고생을 의미하는 苦를 연상시키기 때문이에요.

한국과 일본의 관계가 오래 이어져 왔고 양 국가 간 경제적 교류가 활발해요. 그래서 ‘일본이야 뭐 잘 알지’라는 마음으로 두 국가 간 문화 차이를 의외로 간과하곤 해요. 동일한 부분도 있겠지만 일본은 우리와 다른 점이 더 많은 나라예요. 한국보다도 더 세심함과 매너를 중시하기 때문에 사소한 행동, 말, 외모 모든 것을 조금 더 신경 써야 해요.

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